GDPR Transparency Notice per i candidati
Oliver James (“noi” o “ci”) è il nome commerciale di Oliver James Associates S.r.l., con sede legale in Milano (MI) Via Copernico 38 e sede operativa in Milano (MI) Via Filippo Sassetti, 32 (Codice Fiscale e Partita Iva: 09708000964, N. REA MI – 2108441)
Qual è lo scopo del presente documento?
La presente informativa spiega quali dati personali (informazioni) conserviamo su di Lei, come li raccogliamo e come utilizziamo e possiamo condividere informazioni che La riguardano, nel corso del rapporto instauratosi con Lei e al termine di tale rapporto. Siamo tenuti a comunicarLe tali informazioni ai sensi della legislazione sulla protezione dei dati.
Rispetteremo i principi relativi alla protezione dei dati al momento della raccolta e dell’utilizzo di tali informazioni personali. Pertanto, è importante leggere la presente informativa (talvolta denominata “Transparency Notice"), insieme a qualsiasi altra informativa sulla privacy che verrà fornita, in talune occasioni specifiche, al momento della raccolta o elaborazione di informazioni personali.
In qualità di "Titolare del Trattamento", raccoglieremo e useremo determinate informazioni su di Lei. Queste informazioni vengono anche utilizzate dalle nostre società collegate e dalle altre società del gruppo, pertanto, nella presente informativa, i riferimenti a "noi" o "ci" includono tutte le società del gruppo Oliver James.
La presente informativa si applica a tutti i candidati per ruoli a tempo indeterminato e determinato, inclusi i sub-appaltatori e consulenti; così come tutti coloro che hanno inviato il proprio CV spontaneamente ad Oliver James non in relazione ad una posizione lavorativa aperta. Lavoratori freelance e dipendenti di fornitori o altre terze parti che si siano candidati per una qualsiasi posizione aperta presso i nostri clienti ("Clienti") come parte dell’offerta di servizi di reclutamento in outsourcing o, in qualsiasi altro modo, saranno trattati come candidati ai fini della presente Transparency Notice (di seguito denominati collettivamente "Candidati").
Sebbene il riferimento ai Clienti nella presente Transparency Notice sia, di per sé auto-esplicativo, questa categoria comprende i nostri clienti e qualsiasi persona fisica o giuridica a cui Oliver James fornisce i propri servizi nel corso della propria attività.
Quali informazioni di carattere personale stiamo raccogliendo?
Dati personali, o informazioni di carattere personale, indica qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. Una persona fisica identificabile è colui che può essere identificato, direttamente o indirettamente. Non include i dati laddove il riferimento all’identità sia stato cancellato (dati anonimi).
Esistono categorie speciali di dati personali sensibili che richiedono un livello più elevato di protezione, si prega di consultare la sezione 3 per ulteriori informazioni.
In riferimento ai Candidati, raccogliamo, conserviamo e utilizziamo le seguenti categorie di informazioni di carattere personale che La riguardano:
nome, titolo, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi e-mail personali;
età/data di nascita;
sesso;
parenti prossimi e informazioni su chi contattare in caso di emergenza;
numero di previdenza sociale/Codice fiscale (o l’equivalente nel Suo paese di appartenenza) e qualsiasi altra informazione di carattere fiscale;
informazioni relative alla sua retribuzione, ferie annuali, pensione e indennità;
la documentazione relativa al Suo Permesso di Soggiorno (ad esempio il numero del passaporto, la patente di guida o il suo Permesso di Soggiorno per lavoro come previsto presso il sito web della Farnesina – Ministero per gli affari esteri e la cooperazione internazionale (o l’equivalente nel Suo paese di appartenenza):
le Sue referenze e altre informazioni incluse all’interno del CV o nella lettera di presentazione o relative al processo di selezione (inclusi punteggi e risultati del test psicometrico);
la Sua esperienza lavorativa e informazioni relative alla Sua occupazione (inclusi le qualifiche professionali, orari di lavoro, registri inerenti la formazione professionale e le iscrizioni ad ordini professionali);
informazioni di carattere economico-finanziario (laddove sia necessario effettuare specifici controlli);
informazioni relative a precedenti condanne penali qualora ciò fosse necessario in riferimento al ruolo a cui è interessato ad inviare la Sua candidatura
le immagini delle telecamere a circuito chiuso, purché ciò sia in conformità con quanto previsto dall’art.4 della Legge 300/70, e altre informazioni ottenute attraverso l’utilizzo di mezzi elettronici come i badge aziendali;
informazioni relative ai Suoi interessi ed esigenze riguardanti la Sua occupazione futura, sia raccolti direttamente che dedotti, ad esempio, dagli annunci lavorativi da Lei visualizzati o dagli articoli letti sul nostro sito web;
indirizzo IP;
fotografie;
feedback da parte dei clienti relativi alla Sua performance;
ulteriori informazioni che ha deciso di comunicarci;
ulteriori informazioni che i Suoi referenti ci forniscono su di Lei; e
informazioni supplementari che i nostri clienti potrebbero fornirci su di Lei o da noi raccolti da fonti di informazioni terze come i siti di lavoro.
Informazioni personali particolarmente sensibili
Elaboriamo categorie speciali di informazioni personali nelle seguenti circostanze:
Tratteremo informazioni sulla salute, incluse le informazioni relative a qualsiasi Sua disabilità, al fine di rispettare il nostro obbligo legale di apportare adeguamenti ragionevoli ai nostri servizi, ad esempio, qualora dovessimo prendere accordi speciali in vista del colloquio.
Tratteremo le informazioni relative alla razza o origine nazionale o etnica, credenze religiose, filosofiche o morali, o sulla Sua vita o orientamento sessuale, per ottemperare ai nostri obblighi legali al fine di garantire un controllo e comunicazione trasparente sulle pari opportunità. Compiremo ogni sforzo per mantenere tali informazioni anonime.
Tratteremo informazioni su di Lei relative a condanne penali allo scopo di eseguire un controllo sul Suo casellario giudiziario. Tale controllo verrà effettualo solo per adempiere ad obblighi di legge o qualora ciò sia una condizione contrattuale imposta dal Cliente in relazione alla posizione lavorativa per cui Lei ha proposto la Sua candidatura. La contatteremo prima di effettuare tali controlli. Qualora non fossimo tenuti ad effettuare tali controlli per adempiere ad obblighi di legge, i suddetti controlli verranno effettuati solo con il Suo consenso.
Qualora Lei ci fornisca volontariamente categorie particolari di dati personali, potremmo condividere tali informazioni con i nostri Clienti. In tal caso, la base giuridica per il trattamento è che Lei abbia reso volontariamente pubbliche tali informazioni.
Meno comunemente, potremmo elaborare categorie particolari di dati personali laddove fosse necessario per proteggere i Suoi interessi vitali (o gli interessi di qualcun altro) e Lei non sia in grado di dare il Suo consenso, o per motivi di interesse pubblico sostanziale.
Per il resto provvederemo al trattamento di categorie particolari di dati personali solo con il Suo consenso.
Come raccogliamo le Sue informazioni personali?
Raccoglieremo le informazioni di carattere personale direttamente da Lei al momento della registrazione o qualora ci contattasse in riferimento ai nostri servizi o qualora venisse contattato da noi. Questo potrà avvenire per telefono o e-mail.
Raccoglieremo informazioni al momento della candidatura e durante il processo di selezione direttamente da Lei o qualora tali informazioni siano fornite da un'agenzia di collocamento, da un fornitore di servizi relativi al controllo sui precedenti penali o referenze, da siti di annunci di lavoro o dalla segnalazione di terze parti.
Talvolta raccoglieremo informazioni aggiuntive da terze parti, compresi ex datori di lavoro, agenzie di valutazione del merito creditizio o altre agenzie che forniscano servizi di controllo dei precedenti penali o referenze.
Raccoglieremo informazioni da fonti accessibili al pubblico, inclusi siti di social media come LinkedIn.
Raccoglieremo feedback dai nostri clienti sulle Sue performance durante il corso della Sua occupazione.
Potremmo saltuariamente raccogliere informazioni automaticamente.
A quale scopo useremo le Sue informazioni personali?
Al momento dell’invio della Sua candidatura, useremo le Sue informazioni personali per concludere il contratto con Lei, o espletare formalità prima di stipulare tale contratto. Per fare ciò, tratteremo le Sue informazioni personali nelle seguenti situazioni:
per fornirLe i nostri servizi. I nostri servizi consistono nell'individuare offerte di lavoro per le persone registrate nel nostro database di Candidati e nel presentare tali candidati ai nostri clienti; e
contattarLa in merito ad opportunità lavorative che riteniamo possano interessarLa e rimanere in contatto con Lei; e
per gestire la nostra relazione con Lei.
Utilizzeremo le Sue informazioni personali per:
verificare che Lei sia in possesso del Visto per lavorare in Italia o nel paese dove svolgerà la Sua prestazione lavorativa.
accertare la Sua idoneità al lavoro;
effettuare controlli di screening pre-impiego;
verificare le informazioni che La riguardano utilizzando fonti accessibili al pubblico;
monitorare il Suo utilizzo dei nostri sistemi di informazione e comunicazione per garantire che tale utilizzo avvenga in conformità con le nostre policy IT;
garantire la sicurezza delle reti e delle informazioni, compresa la prevenzione di accessi non autorizzati ai nostri computer e sistemi di comunicazione elettronica e la prevenzione della distribuzione di software maligni; e
condurre studi di analisi dei dati per esaminare e comprendere meglio i tassi di fidelizzazione o meno dei dipendenti.
Il trattamento di cui sopra è necessario per tutelare gli interessi legittimi della regolare gestione della nostra attività e per consentirci di fornire servizi ai nostri utenti.
Quali sono le basi legali per utilizzare le Sue informazioni personali?
Utilizzeremo le Sue informazioni personali solo quando la legge ci consente di farlo. Più comunemente, useremo le Sue informazioni personali nelle seguenti circostanze:
Laddove avessimo bisogno di adempiere al contratto che abbiamo stipulato con Lei;
per adempiere a un obbligo legale; e
laddove sia necessario per i nostri interessi legittimi (o quelli di terzi) di garantire il corretto svolgimento della nostra attività come Agenzia del Lavoro. Siamo autorizzati a farlo purché le nostre attività non invadano in modo sproporzionato la Sua privacy. Laddove ci affidassimo ad interessi legittimi come base legale per il trattamento dei dati, l'interesse rilevante è indicato nella presente informativa.
Utilizzeremo anche le Sue informazioni personali nelle seguenti situazioni, che in genere, potrebbero verificarsi raramente:
Qualora avessimo bisogno di proteggere i Suoi interessi o gli interessi di qualcun altro;
qualora necessario nell'interesse pubblico; o
diversamente, con il Suo consenso.
Qualora non fornisca le informazioni personali che La riguardano
Qualora decidesse di non inviarci le informazioni richieste, potremmo non essere in grado di adempiere al contratto con Lei stipulato (ad esempio inviare la Sua candidatura ai nostri clienti o beneficiare del servizio da noi offerto).
Cambiamento di scopo
Useremo le Sue informazioni personali solo per gli scopi per cui le abbiamo raccolte, a meno che il consenso non era la base legale per la raccolta di tali dati e riteniamo ragionevolmente necessario utilizzarle per un'altra ragione e tale ragione sia compatibile con lo scopo iniziale. Qualora avessimo bisogno di utilizzare le Sue informazioni personali per una finalità non correlata allo scopo inziale, La terremo informata e Le spiegheremo la base giuridica che ci consente di farlo.
Si prega di notare che possiamo elaborare le Sue informazioni personali a Sua insaputa o consenso, laddove ciò sia richiesto o permesso dalla legge.
Processo decisionale automatizzato
Sebbene al momento tutte le nostre attività di recruitment coinvolgano un processo decisionale umano, potremmo in futuro utilizzare tecnologie completamente automatizzate come sistemi esperti o di machine learning per completare l’intero processo di selezione dei candidati, ove opportuno e in conformità con le leggi e disposizioni nazionali.
Laddove appropriato, cercheremo il Suo consenso per svolgere alcune o tutte queste attività. Qualora non dovesse fornire il consenso ed effettuare decisioni automatizzate, la Sua domanda continuerà a essere rivista manualmente per le opportunità per cui è interessato ad inviare la Sua candidatura, ma il Suo profilo non verrà automaticamente considerato per ruoli alternativi. È probabile che questo diminuisca la nostra possibilità di trovarLe con successo un nuovo lavoro.
Profilazione
Utilizzeremo un processo automatizzato per valutare le Sue informazioni personali rispetto alle posizioni lavorative disponibili e valutare la Sua idoneità per una posizione specifica. Il processo automatizzato includerà un numero di dati personali quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, il periodo di tempo medio durante il quale ha ricoperto una posizione specifica, il periodo di tempo medio di lavoro continuativo presso un determinato datore di lavoro, la Sua esperienza lavorativa all'estero, la quantità e la qualità degli articoli professionali o dei messaggi accessibili al pubblico sui social media e ogni altro dato personale disponibile pubblicamente. Tale attività di profilazione potrebbe avere un impatto sulla Sua idoneità per una posizione specifica, sul fatto che Lei possa essere considerato idoneo per una certa promozione, distacco, ecc. Non effettueremo nessuna attività di profilazione utilizzando i Suoi dati appartenenti alle categorie speciali elencate all'articolo 9 del GDPR. Un membro del nostro team supervisionerà il processo automatizzato descritto nella presente clausola 10.1.
La informeremo dei nostri risultati di ricerca e richiederemo il Suo consenso per proporre il Suo CV per le posizioni che La interessano.
Con chi condivideremo i Suoi dati personali e per quale scopo le Sue informazioni personali verranno utilizzate da tali soggetti terzi?
Condivideremo le Sue informazioni personali con le seguenti terze parti che tratteranno le informazioni personali su di Lei per i loro scopi:
potenziali clienti per trovarLe una posizione lavorativa adatta;
il Cliente presso cui presterà la Sua attività lavorativa al fine di gestire la nostra relazione con tale Cliente e per effettuare il pagamento delle fatture;
altre agenzie di recruitment ed eventuali intermediari (se applicabile) al fine di farLe svolgere la prestazione lavorativa e gestire la nostra relazione e;
individui e organizzazioni che detengono informazioni relative alle Sue referenze o alla Sua candidatura per lavorare con noi, come datori di lavoro attuali, passati o potenziali, educatori e organismi di esame e agenzie di collocamento e impiego;
soggetti terzi al fine di fornire servizi quali referenze, qualifiche e condanne penali, nella misura in cui tali controlli siano appropriati e in conformità con le leggi nazionali (nel paese applicabile).
Potremo condividere i risultati relativi al controllo inerente alle politiche anti-discriminatorie in maniera anonima.
Condivideremo i dettagli dei candidati quali nome, retribuzione e CV all'interno del Gruppo OJ, compresi i nostri uffici internazionali, allo scopo di metterLa in contatto con un'altra società appartenente al gruppo. Tutti gli uffici del gruppo OJ hanno accesso al nostro sistema centralizzato per il servizio di recruitment di candidati a livello globale.
Potremo condividere i Suoi dati con fornitori di servizi terzi (inclusi appaltatori e rappresentanti designati) e altre aziende che forniscono determinati servizi per nostro conto. Le seguenti attività sono svolte da fornitori di servizi terzi: supporto IT, servizi postali, buste paga; e hosting del sito web.
Potremo, anche, condividere i Suoi dati con altri fornitori di servizi terzi che svolgono funzioni per nostro conto (inclusi consulenti esterni, soci in affari e consulenti professionali quali avvocati, revisori contabili e contabili, funzioni di supporto tecnico e consulenti IT che svolgono attività di test e sviluppo sui nostri sistemi informatici aziendali).
Potremo condividere i Suoi dati con autorità tributarie, di controllo e altre autorità, qualora ritenessimo, in buona fede, che la legge o altre normative richiedano la condivisione di questi dati (ad esempio, a seguito di una richiesta da parte di un'autorità fiscale o in relazione a qualsiasi possibile contenzioso).
Tutti i nostri fornitori di servizi terzi ed altre entità nel Gruppo OJ sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate per proteggere le informazioni personali in linea con le nostre politiche. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i Suoi dati personali per i loro scopi.
Dove conserveremo le Sue informazioni personali?
Conserveremo le informazioni sul nostro database centrale che è conservato su server sicuro all'interno dell’EEA. Le informazioni sul nostro database sono accessibili alle società del nostro gruppo dagli uffici locali all'interno dell’EEA (Londra, Dublino, Manchester, Amsterdam, Francoforte, Milano e Bruxelles) e dai nostri uffici situati al di fuori dell’EEA [Stati Uniti, Hong Kong e Singapore].
Per garantire che le Sue informazioni personali ricevano un livello adeguato di protezione, abbiamo stipulato un contratto approvato dall'UE con i destinatari al di fuori dell’EEA per garantire che le Sue informazioni personali siano trattate da tali soggetti in modo coerente e rispettoso delle leggi UE e dell’Italia sulla protezione dei dati.
Qualora abbia necessità di ricevere ulteriori informazioni su tali misure protettive, può richiederLe a GDPR@weareoliverjames.com
Sicurezza dei dati
Abbiamo predisposto adeguate misure di sicurezza per impedire che le Sue informazioni personali vengano perse accidentalmente, utilizzate o consultate in modo non autorizzato, alterate o divulgate. Abbiamo messo in atto procedure per far fronte a qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati e notificheremo Lei e qualsiasi regolatore autorizzato di una sospetta violazione laddove fossimo legalmente obbligati a farlo.
Conservazione dei dati
Per quanto tempo utilizzeremo le Sue informazioni personali?
Le Sue informazioni personali verranno dai noi conservate solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui sono state raccolte, anche al fine di soddisfare eventuali obblighi legali, contabili o di segnalazione.
Conserveremo le Sue informazioni personali per un numero di scopi, in modo necessario per permetterci di svolgere la nostra attività. Le Sue informazioni saranno conservate per un massimo di 3 anni dall'ultimo contatto sui nostri sistemi principali, dopodiché saranno anonimizzate, archiviate o cancellate.
Alcune delle informazioni archiviate possono essere conservate per un massimo di 7 anni al fine di soddisfare qualsiasi obbligo di legge, contabile o di segnalazione (o qualsiasi obbligo equivalente e applicabile nel paese di riferimento, più 1 anno). Qualsiasi conservazione dei dati personali sarà effettuata in conformità agli obblighi legali o normativi e agli standard del settore. Questi periodi di conservazione dei dati sono soggetti a modifiche e senza preavviso a seguito di modifiche relative alle leggi applicabili o ai regolamenti associati.
In caso di domande relative alla conservazione dei dati personali, non esiti a contattare il seguente indirizzo mail GDPR@weareoliverjames.com
I diritti in relazione al nostro trattamento dei Suoi dati personali
Il Suo dovere ad informarci sulle modifiche dei Suoi dati.
È importante che le informazioni personali in nostro possesso siano accurate e aggiornate. La preghiamo di tenerci informati se una qualsiasi delle Sue informazioni di carattere personale dovesse cambiare durante il nostro rapporto con Lei.
Diritti dell'utente in relazione alle informazioni personali
Ha il diritto di essere informato su ciò che facciamo con i Suoi dati personali. La presente informativa illustra come verranno utilizzati. Qualora applicassimo delle modifiche relative al trattamento, Le forniremo una versione aggiornata della presente informati.
Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali.
Ha il diritto di richiedere l'accesso alle Sue informazioni personali (comunemente nota come "richiesta di accesso degli interessati"). Ciò Le consente di ricevere una copia delle informazioni personali che deteniamo su di Lei e di controllarne il corretto trattamento.
Ha il diritto di richiederci di aggiornare le informazioni personali che abbiamo su di Lei.
Ha il diritto di richiederci di cancellare le informazioni che la riguardano e che sono in nostro possesso. Qualora ci chiedesse di cancellare le Sue informazioni personali, non saremmo più in grado di fornirLe i nostri servizi.
Ha il diritto di chiederci di interrompere il trattamento di informazioni personali laddove tale trattamento abbia come base giuridica l’interesse legittimo e c'è qualcosa nella Sua situazione specifica che La spinge ad opporsi che il trattamento avvenga su tale base giuridica.
Ha il diritto di chiederci di limitare per un periodo di tempo il modo in cui utilizziamo i Suoi dati personali. Qualora dovesse effettuare tale richiesta, potremmo non essere
Ha il diritto di richiederci di inviare un'altra organizzazione informazioni che ci ha fornito in un formato che leggibile da un computer.
Se si desidera esercitare i propri diritti, La preghiamo di contattare GDPR@weareoliverjames.com o lo +44 (0)161 6940969.
Avremo bisogno di richiederLe informazioni specifiche per aiutarci a confermare la Sua identità e garantirLe il diritto di accesso alle informazioni (o di esercitare uno qualsiasi degli altri diritti).
Modifiche alla presente Transparency Notice
Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento e Le forniremo una nuova Transparency Notice qualora dovessimo apportare aggiornamenti di carattere sostanziale. Inoltre, potremmo notificarLe in altri modi, di volta in volta, in merito al trattamento dei Suoi dati personali.
Contattaci
In caso di domande riguardanti la presente Transparency Notice, La preghiamo di contattare GDPR@weareoliverjames.com o lo +44 (0)161 6940969.
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